Coordinateur(trice) Formation IT - Coordinateur administratif

Description du poste

Enjeux actuels : renforcer la fiabilité des processus, structurer les pratiques administratives et améliorer l’expérience formation (onboarding, parcours, suivi des données).

Vous interviendrez dans le cadre du remplacement d’un prestataire.

L’équipe est composée de :

• 4 chefs d’activité de formation,

• 1 responsable d’équipe,

• 1 coordinateur formation.

L’équipe est rattachée à Peaksys et collabore étroitement avec :

• les managers,

• les formateurs et présentateur (50 personnes environ)

• les équipes RH / formation,

• ainsi que les collaborateurs internes et externes.

Dans ce cadre, vous serez placé(e) sous la responsabilité du responsable d’équipe.

Vous évoluez dans un environnement IT / e-commerce dynamique, avec des volumes importants (+ de 2000 départs en formation et 600 nouveaux onboardés en 2025) et une forte transversalité.

Enjeux de la mission

La mission répond aux enjeux suivants :

• Garantir le bon déroulement des parcours de formation et d’onboarding

• Assurer un suivi administratif rigoureux et fiable

• Faciliter l’intégration des nouveaux arrivants

• Assurer un suivi fiable des données et indicateurs de formation

• Contribuer à l’amélioration continue des processus de gestion de la formation

• Maintenir la qualité et la cohérence des contenus de formation

Missions principales

La mission nécessite une forte autonomie opérationnelle et une capacité à prendre rapidement en main les processus et outils existants.

✔️ Coordination des formations IT

• Planification des sessions de formation récurrentes

• Organisation des formations à la demande

• Coordination avec les formateurs internes

• Gestion logistique des sessions de formation

✔️ Gestion de l’intégration & onboarding

• Suivi administratif des nouveaux arrivants et des mobilités

• Organisation et animation des sessions d’onboarding

• Coordination avec les managers pour identifier les besoins de formation

• Suivi des inscriptions et de la participation aux formations

✔️ Gestion administrative des formations

• Gestion des feuilles d’émargement et fiches d’évaluation

• Vérification et suivi des données administratives

• Contrôle des saisies dans les outils de suivi

• Identification des sessions à risque et mise en place d’actions correctives

✔️ Gestion de la plateforme de formation

• Maintien de la cohérence des contenus sur la plateforme Insight (Moodle)

• Mise à jour de contenus/cours

• Support administratif et organisationnel aux formateurs

✔️ Communication & suivi opérationnel

• Communication autour des nouvelles formations et sessions disponibles

• Animation des canaux internes liés à la formation

• Participation à l’animation de la communauté formation

• Production et suivi de reportings formation

• Présentation des indicateurs lors des points d’équipe

✔️ Gestion des conférences externes

• Gestion des campagnes bi-annuelles

• Gestion des inscriptions et du suivi administratif

• Suivi des retours participants et contribution au pilotage (satisfaction / impact)

🔄 Missions complémentaires possibles

Le/la coordinateur(trice) interviendra également sur :

• Identification des irritants dans les processus

• Proposition d’optimisations simples

• Contribution à la structuration des pratiques

• Participation aux rituels d’amélioration continue

📋 Organisation Rituels / fonctionnement

• Daily d’équipe : suivi de l’activité et gestion des priorités

• Rituels de pilotage : suivi des indicateurs

• Ateliers d’amélioration continue : optimisation des process Interactions principales

• Managers

• Formateurs

• Collaborateurs internes et externes

• Nouveaux arrivants

Nous recherchons un profil :

• très organisé et rigoureux,

• capable de gérer plusieurs sujets simultanément,

• autonome dans la gestion opérationnelle,

• doté d’un bon relationnel et d’une bonne communication,

• à l’aise dans les environnements multi-interlocuteurs,

• capable de travailler en transverse.

🧩 Compétences attendues Indispensables

• Maîtrise du Pack Office

• Bonne maîtrise des outils de communication et de messagerie

• Gestion administrative et organisationnelle de formation

• Coordination et suivi de planning

• Capacité de priorisation et gestion multi-sujets Appréciées

• Connaissance d’une plateforme LMS (Ex : Moodle)

• Appétence pour le suivi d’indicateurs / reporting

🧠 Expérience minimale requise

Formation • Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, assistanat, RH, formation ou équivalent.

Expérience

• 3 à 5 ans d’expérience en coordination administrative, gestion de formation ou onboarding

• Expérience dans un environnement multi-interlocuteurs indispensable

• Une expérience dans un environnement IT, digital ou en forte transversalité est appréciée

Créée en 2001, DEODIS est une société de conseil spécialisée dans la gestion des services IT et la transformation numérique des organisations informatiques. Au fil des années, DEODIS a su développer une expertise sur les solutions d’IT Service Management